Slim teamwerk implementeren: 6 tips voor duurzame verandering
Je wil inzetten op beter teamwerk. Maar hoe zorg je ervoor dat je werknemers die verandering positief onthalen? En hoe verzeker je de duurzaamheid van de nieuwe manier van werken? We geven je zes nuttige tips.
1. Een scherp doel en concrete voordelen creëren draagvlak
Slim teamwerk implementeren betekent voor veel bedrijven een hele omwenteling. Het proces vraagt veel energie van de organisatie en er is een duidelijke richting nodig om tot aan de eindmeet te geraken. Bovendien pluk je er pas na verloop van tijd de vruchten van. Stel daarom je doel scherp.
Misschien staan de winstmarges, kwaliteit of rendabiliteit onder druk? Of vraagt een veranderende markt een sneller reactievermogen en dus meer flexibiliteit?
Maak ook de winst voor je medewerkers zelf duidelijk: minder fouten en tijdverlies, minder frustraties en stress, vlottere samenwerking en doorgroeimogelijkheden …
De win-win zal je helpen om je leidinggevenden en werknemers te overtuigen van het belang om anders te gaan werken.
2. Communiceer helder over de veranderingen
Je medewerkers meer autonomie geven, vraagt openheid en wederzijds vertrouwen. Creëer een open communicatielijn door al in een vroeg stadium je werknemersvertegenwoordigers en werknemers te betrekken.
Maak duidelijk waarom je de arbeidsorganisatie wil aanpassen en medewerkers meer autonomie wil geven en luister naar de bezorgdheden. Streef je bijvoorbeeld naar polyvalentie en flexibiliteit? Dan ontstaat soms de vrees voor lagere bezettingsgraden en een hogere werkdruk. Neem die vrees in de mate van het mogelijke weg en benadruk de kansen voor werknemers: ontwikkelingsmogelijkheden, betere jobs, minder stress, …
- kans om het werk meer af te stemmen op persoonlijke behoeften en interesses
- meer ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden
- meer gevarieerd werk en meer autonomie, dus betere werkbeleving
- meer inspraak in de manier van werken en meer betrokkenheid bij de groei van het bedrijf
- vlottere communicatie en samenwerking met directe collega’s en tussen teams onderling, dus minder fouten en tijdverlies, dus minder frustraties
- minder absenteïsme, dus verminderde pieken in werkdruk door afwezigheden
- minder stress en lagere werkdruk
Benadruk ook dat niet iedereen expert moet worden of alles moet kunnen. Inzetten op slim teamwerk geeft medewerkers juist de kans om de taken meer af te stemmen op diens competenties en interesses. Druk ze op het hart dat je de nodige middelen inschakelt om ervoor te zorgen dat iedereen meekan.
Zorg voor voldoende begeleiding en opleiding.
Geef medewerkers tijd om zich aan te passen.
Zoek oplossingen voor werknemers voor wie de aanpassingen niet haalbaar zijn.
3. Investeer in je leidinggevenden, de spilfiguren van verandering
Een nieuwe manier van werken introduceren is een proces dat tijd en begeleiding vraagt. Bovendien vragen deze nieuwe teams in de beginperiode nog meer sturing van je leidinggevenden. Pas stapsgewijs kan de sturing worden afgebouwd en kan de leidinggevende overschakelen naar een coachende rol. Een hele uitdaging dus.
Voorzie daarom voldoende ondersteuning voor leidinggevenden. Alimento biedt verschillende oplossingen, onder andere:
- een workshop om een beter inzicht te krijgen in de eigen verantwoordelijkheden en die van teamleden
- een opleiding waarbij deelnemers tips uitwisselen met andere leidinggevenden
- individuele coaching
4. Alle werknemers mee met de juiste ondersteuning
Ook je medewerkers zullen moeten wennen aan de veranderingen. Geef ze voldoende tijd om zich aan te passen en voorzie groeitrajecten om ze optimaal te laten meedraaien.
Een fleximatrix per team geeft teamleden een helder overzicht van alle taken en welke teamleden die taken kunnen uitvoeren. Zo weet iedereen wat van hen wordt verwacht en wordt al snel duidelijk of er voldoende back-up is in het geval iemand afwezig is door ziekte, verlof, externe opleiding …
Vergeet je medewerkers niet te betrekken bij dit proces. Zo zijn ze direct mee met de veranderingen en kan je bovendien rekening met interesses en wensen om te groeien. Toets die wens wel expliciet bij hen af: sommige medewerkers zijn gelukkig met de job die ze hebben.
Schaal in overleg met de leidinggevenden je medewerkers in: wie staat waar? Wie heeft extra begeleiding nodig om de (nieuwe) taken goed uit te voeren? Organiseer vervolgens opleidingen voor wie daar nood aan heeft.
5. Geef het team tijd om te groeien
Alle verandering vraagt tijd. Teamleden moeten elkaar kunnen vinden in hun gezamenlijke opdracht en niet iedereen is daarin even snel. Ga stap voor stap te werk, op het tempo van het team. Belast de teamleden niet met taken waar ze nog niet klaar voor zijn, bijvoorbeeld de taakverdeling, planning of verlofregeling.
Leveren de teams goed werk en maken ze vooruitgang? Een spreekwoordelijk schouderklopje geeft bevestiging.
6. Gebruik de financiering van Alimento
Om tot duurzame verandering te komen, zijn investeringen nodig. In opleidingen en in infrastructuur. Hulp nodig om dit te bolwerken? Alimento staat je graag bij om een optimaal financieringsschema op te stellen aan de hand van sectorale tussenkomsten en andere bronnen zoals de kmo-portefeuille en de Europese overheid.
Let erop dat de nieuwe manier van werken niet afhankelijk is van financiële tegemoetkomingen. Als de aanpassingen gebeurd zijn en je medewerkers opgeleid zijn, moet de nieuwe werking kunnen standhouden.
Wees voorzichtig met financiële stimulansen om medewerkers aan boord te krijgen. Een sterke boodschap en een positief toekomstperspectief met individuele winst zijn doeltreffender om ze te overtuigen.
